Author: administrateur

N°1Janvier
2012

Compte-rendu salon Doc & Finance
Paris 24-25 janvier 2012

Dans ce numéro
Conférences
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Offre de service Ricoh
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Le cas Areva
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Optimisation comptabilité fournisseur
Gestion financière

Edito
Je me suis rendue au Salon Doc & Finances qui s’est tenu au CNIT (La Défense) les 24 et 25 janvier 2012. Ce salon, dédié entièrement à la dématérialisation, au Cloud, et à la finance opérationnelle, réunissait 150 prestataires en exposition ou en conférences sur ces sujets.
Vous trouverez dans ce document un condensé des conférences auxquelles j’ai assisté, des grandes tendances et informations captées au cours de ce Salon.
A noter : la présence de Ricoh (vous trouverez un résumé de leur conférence sur leur prestation de services chez Areva), mais aussi de CM – CIC Factor, Cegedim, La Poste, DocaPost…
Bonne lecture et découverte !
Alexia.

CR conférence 1
« Emettre ses factures client sous forme électronique : les 5 points clés. » (Qweeby)
Présentation société Qweeby :
Qweeby est concepteur et opérateur de solutions de dématérialisation sécurisées et conformes aux dispositions légales en vigueur
Le concept de Qweeby est né d’une idée simple : permettre à toute entreprise de produire à destination de ses partenaires commerciaux, un flux d’information exploitable, aisément, sans investissement spécifique et avec le moindre impact sur son organisation.
Qweeby est conçu à partir du fonctionnement des petites entreprises. Les solutions de Qweeby s’intègrent ainsi dans le fonctionnement de ces entreprises avec une grande facilité et un très faible impact organisationnel. Ces solutions sont, de plus, économiques tant à la mise en oeuvre qu’à l’usage afin de respecter les contraintes financières de toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
>> pour en savoir plus : http://www.qweeby.com/presentation_de_qweeby.html
Résumé de la conférence (présentation disponible sur leur site avec la vidéo) :
« Une fois le fichier dématérialisé, celui-ci doit absolument comporter, dans le cadre de l’article 289-5 du code général des impôts, une signature pour assurer sa pérennité et être associé à l’accord du client. Nous recommandons l’archivage probatoire, mais ce n’est pas obligatoire. Dès que nous sommes dans un flux électronique, les copies (factures) doivent être conservées une dizaine d’années dans le format d’émission. Cela peut être sous forme d’un PDF envoyé par e-mail, mais s’il n’est pas signé électroniquement, cela ne rentre pas dans l’article 298-5. L’intérêt du PDF est qu’il est lisible par tout le monde.
Nous distinguons 2 cas de figures :
Facture émise sous format papier ou électronique avec signature et conservation.
1/ Le récepteur a l’obligation d’archiver la facture papier si elle est émise sous format papier.2/ En revanche, si la facture est émise sous format électronique, le récepteur peut l’archiver sous format électronique.
Pour l’émetteur, que la facture soit émise sous format papier ou électronique, il reporte ainsi ses coûts d’impression sur son client.
Voc : qu’est-ce que le format EDI ?
L'Échange de Données Informatisées (EDI) ou en version originale Electronic Data Interchange, est le terme générique définissant un échange d'informations automatique entre deux entités à l'aide de messages standardisés, de machine à machine. L'EDI a été conçu à l'origine dans l'optique du « zéro papier » et afin d'automatiser le traitement de l'information : disposer rapidement d'une information exhaustive et fiable. Dans la pratique, l'EDI permet de réduire notablement les interventions humaines dans le traitement de l'information, et donc de le rendre effectivement plus rapide et plus fiable.
Par exemple, une entreprise peut émettre ses commandes, ses avis d'expédition, ses factures par EDI, c'est-à-dire qu'elle va émettre des messages électroniques normalisés qui seront télétransmis vers les ordinateurs de ses partenaires commerciaux (fournisseurs, clients, banques) qui seront capables d'interpréter et d'intégrer automatiquement les données correspondantes dans leurs systèmes d'information respectifs sans papier ni intervention humaine. Ce processus permet la suppression des documents papier acheminés par la poste ou par fax et des saisies manuelles par des opérateurs.
Si on a comme client Danone, cela a du sens de passer en format EDI. En revanche, si on compte parmi ses clients par exemple des petits commerces, qui ne sont pas en EDI, on va leur envoyer une facture sous format électronique (avec un PDF signé, le nombre de destinataires est plus important, donc le ROI est potentiellement très intéressant). Il faut dans ce cas un certificat signé (la plupart des entreprises l’ont), agréé par le Ministère des Finances.
2e point important pour les gestion des factures dématérialisées : l’archivage.
C’est un métier, et c’est fortement recommandé pour la facture électronique. Le fichier d’intégration, qui comporte les données incluses dans la facture, est au cœur du sujet.
100% des clients ne vont pas demain tout passer en électronique, donc c’est important de faire cohabiter les deux formats, papier et électronique.
5 points clés pour réussir le projet :
1/ Faire une facture électronique signée. Mais comment faire quand le nombre de factures électroniques est mineur vs celui des factures papier ? L’insertion du process de factures électroniques dans le process global ne doit pas dégrader le processus global d’émission de factures.
2/ Gestion des demandes spécifiques des clients (« Je souhaite avoir ces datas sur un format XML, un format limité… »). C’est le rôle des opérateurs de traiter ces exigences, pas de l’émetteur.
3/ Déployer. Avoir une solution qui touche tous les clients, du gros au petit. 1,15-1,40 euro = benchmark du courrier déployé.
4/ Avoir une vision globale. Il faut anticiper le fait que toutes les entreprises vont avancer dans la dématérialisation. C’est une politique d’entreprise. L’interopérabilité avec tous les outils de l’entreprise est fondamentale.
5/ Avoir une approche globale : intégrer la dématérialisation dans une démarche green, sociale, marketing, commerciale de la société. Cela doit être intégré dans la stratégie de l’entreprise.
Vos clients n’ont qu’une envie : arrêter le papier. Ne pas hésiter à « donner un coup de pied dans l’arbre ».
Offre Qweeby
Il s’agit d’un dispositif qui s’installe en plug and play, de manière à récupérer les factures telles qu’elles sortent.
Si le client a un coffre-fort (virtuel – sécurisation des données) ou en souhaite un, nous allons le mettre dans son coffre-fort. Nous savons travailler avec la majorité des certificats d’émetteur en sortie de son outil de facturation. S’il faut acheminer les factures vers les donneurs d’ordre, et avec un fichier particulier, nous le faisons, et ce n’est pas le rôle de l’émetteur. Si vous voulez continuer d’imprimer en local, pas de problème. Si vous souhaitez que nous vous mettions en contact avec un prestataire éditique, nous avons un réseau de professionnels prêts à vous aider.
C’est un dispositif qui permet de démarrer progressivement avec souplesse. Nous sommes conscients que tout ne se fait pas en un jour.
Nous sommes en flux mensuel, avec un jeu d’options, payantes ou non, qui s’active à la mise en œuvre. »
Témoignage client (Bouygues Telecom) :
« Nous avons fait appel à Qweeby sur demande d’un gros donneur d’ordre, Carrefour. Carrefour souhaitait un format XML. Il est primordial de bien penser sa solution en amont. Nous avions des demandes de duplicatas, pour un volume de 7-8000 factures / mois. Nous les avons dématérialisées, par conséquent plus de demande de duplicatas, donc un gain de coûts.
Concernant Carrefour, nous avons réduit le délai de paiement. Ils téléchargent la facture, nous le suivons, ,nous savons qu’ils l’ont en leur possession. »
CR conférence 2
« Services managés : Ricoh vous accompagne dans l’intégration des services de dématérialisation. » (Ricoh et Areva)
Jean-Pierre Blanger (Ricoh) et Vice-Président de la FID&IM. « Le D&IM est une sorte de chef d’orchestre qui coordonne tous les intervenants en matière de problématiques documentaires. »
Qu’est-ce que le D&IM ?
Le D&IM est une fonction dans l’entreprise visant à l’identification, la valorisation et la maîtrise des processus documentaires (informations & documents) dans l’organisation. Le D&IM est un acteur de la gouvernance de l’entreprise et un leader au service des directions opérationnelles dans leurs activités tant internes qu’externes. Professionnel de la conduite du changement, le D&IM œuvre à l’urbanisation du système documents & informations. Il formalise la politique documentaire de l’organisation par la verbalisation des processus et cycles de vie des informations & documents pour garantir l’entreprise vis-à-vis de son environnement. Il travaille en relation avec les fonctions supports de l’entreprise : DOI, DSI, DAF, RM, RSSI,…
>> pour en savoir plus : www.fidim.eu
Offre de services Ricoh (Ricoh va réintégrer sa filiale services)
« Au-delà de notre offre technologique, nous souhaitons rendre davantage de services à nos clients. Nous avons des call centers qui nous permettent de mesurer nos performances. Nous nous engageons sur des SLA dans le cadre d’offres de type MPS. Nous allons aujourd’hui plus loin en gérant des flux de données variables, ou flux de capture de documents (Managed Document Services – MDS). Notre organisation, internationale, vise à faire de Ricoh votre interlocuteur unique en matière de politique documentaire. Nos offres comprennent aussi le Cloud (« Plateforme invoicing »), le courrier égrené, l’offre d’archivage électronique….
Bien que d’origine japonaise, Ricoh produit aussi ses équipements sur le territoire français.
Notre offre, évolutive, s’articule autour de 3 axes :
1/ MPS
2/ DSO (Document Service Outsourcing) sur courrier, archivage (analyser les flux pour les archives tout en prenant en compte les paramètres légaux), reprographie
3/ DPO (gestion des courriers entrants, analyser ces processus documentaires).

Présentation du cas Areva

AREVA fournit à ses clients des solutions pour produire de l'électricité avec moins de CO2. L’expertise du groupe et son exigence absolue en matière de sûreté, de sécurité, de transparence et d’éthique font de lui un acteur de référence, dont le développement responsable s’inscrit dans une logique de progrès continu.
Numéro un mondial du nucléaire, AREVA propose aux électriciens une offre intégrée unique qui couvre toutes les étapes du cycle du combustible, la conception et la construction de réacteurs nucléaires et les services associés. Le groupe développe par ailleurs ses activités dans les énergies renouvelables – éolien, solaire, bioénergies, hydrogène et stockage – pour devenir d'ici à 2012 l’un des trois leaders mondiaux de ce secteur.
Grâce à ces deux grandes offres, les 48 000 collaborateurs d’AREVA contribuent à fournir au plus grand nombre, une énergie toujours plus sûre, plus propre et plus économique.

« Les 5 business d’Areva (mines, réacteurs nucléaires, solutions de services, solutions de combustible, aval, énergies renouvelables) répondent à des processus très différents.
Le métier de la comptabilité française chez Areva représente 30% du volume des équipements.
Contraintes d’Areva :
Réduction des coûts
LME
Contrôle interne
Green (suppression de papier)
Problèmes identifiés :
Un grand nombre d’entités opérationnelles et juridiques
Des services comptables décentralisés
La numérisation des factures a pour conséquence des mutations de métier et d’organisation.
Travaux en amont réalisés par Ricoh (gestion du courrier entrant) :
Ouverture du courrier
Préparation des documents (agrafes enlevées, etc…)
Numérisation, création des modèles
Vérification des données numérisées
L’organisation comptable d’Areva était décentralisée initialement :
Comptabilités décentralisées
Plusieurs SAP
Ricoh a aidé à mettre en œuvre un core modèle centralisé.
Des tâches n’entrant pas dans le modèle comptable :
Tâches répétitives, à faible valeur ajoutée
Diminution des effectifs comptables obligeant à centrer les comptables à forte valeur ajoutée
Contraintes :
Travailler la productivité
Mettre en place des postes de numérisation
Ricoh travaille la préparation des documents, la numérisation, Ricoh met tout cela « en boîte » (formats EDI, PDF) et envoie les données à l’ « archiveur » unique d’Areva.
Ricoh s’occupe du traitement des factures, de la gestion du workflow électronique puis de l’ envoi sur le système SAP d’Areva. La numérisation des travaux, à J+1, s’effectue sur le site d’Areva.
Il n’y a plus un seul salarié Ricoh au 28e étage de la tour Areva, toute l’activité a été complètement externalisée à Rungis sur le site de Ricoh.
Dans le cas de factures qui restent sous format papier, Ricoh les renvoie à Areva qui fait de l’archivage papier. Areva est en attente de décision pour que Ricoh envoie directement les factures papier sur le site de stockage. »

CR conférence 3
« L’affacturage et la dématérialisation. » (CM-CIC Factor)
CM-CIC Factor est le fruit du rapprochement de Factocic et CM-CIC Laviolette Financement qui a eu lieu le 2 janvier 2012.
L'union de Factocic et CM-CIC Laviolette Financement donne naissance à un pôle d’expertise poste clients complet et renforcé, offrant, à chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, en France et à l’international, la solution adaptée, pour transformer son poste clients en trésorerie.
L’affacturage et la mobilisation de créances professionnelles couvrent les besoins de trésorerie récurrents ou ponctuels des entreprises. Elles représentent à elles deux, la 2ème source de financement court terme des entreprises. Ces offres sont assorties de services complémentaires, notamment en matière de suivi du poste clients, recouvrement, encaissements, assurance-crédit et dématérialisation.
>> pour en savoir plus : http://www.cmcic-factor.com/affacturage/mre_5005/accueil/
« Nous assurons le recouvrement, ainsi que les offres de crédit et les prestations de services.
CIC Factor, depuis 4 ans, permet la cession des créances en ligne par les clients.
Aujourd’hui notre solution est 100% dématérialisée avec le logiciel e-pack, de GED >> offre e-pack de CIC Factor.
Les délais de règlement ont été réduits de 48H au jour J, avec des données immédiatement disponibles pour le client.
Nous proposons également e-mediat, un outil de financement en ligne.
Détail de l’offre e-pack
On choisit cette offre pour bénéficier d’un financement rapide et un recouvrement très rapide.
Il est possible de télécharger des données incorporables ensuite dans les tableaux de bord des dirigeants pour exploiter ces données (e-factor espace clients).
Le logiciel e-defact est installé à distance chez les clients, permet de procéder au transfert des factures et des justificatifs, tout cela dans un environnement sécurisé car nous utilisons la signature électronique. CIC est le seul aujourd’hui à avoir une offre dématérialisée de bout en bout (factures). CIC Factor gère 28 à 30 000 factures pour son client. Le CIC a procédé à un investissement capitalistique dans le sécuritaire (CIC a pris 50% de Keynectis).
Le CIC est en train de bâtir une offre ISO pour l’affacturage, basée sur la norme 20022 de la norme électronique.
CIC Factor sera le seul à couvrir les besoins des TPE jusqu’aux grands comptes pour un affacturage entièrement dématérialisé.
Tarifs moyens (pack services global) : de 48 à 75 euros par mois (TPE è grands groupes). »

Salon Doc et Finance 25 janvier 2012 Page #

©2012 Xerox France. Diffusion interne.

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